Jouw
gegevens

Wie we zijn

Student Welcome Kortrijk wordt georganiseerd door Kortrijk Studentenstad vzw, Doorniksesteenweg 145, 8500 Kortrijk. Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt. Vragen stuur je naar info@swkortrijk.be.

Als je je inschrijft

Per formulier vragen we het volgende.

DJ Contest

• je artiestennaam en je voor- en achternaam;
• je e-mailadres en, als je dat invult, je hogeschool of universiteit;
• een link naar je mix, en eventueel je mix als bestand;
• wat je ons over jezelf vertelt.

Bierpongtoernooi

• je voor- en achternaam, en die van je duo-partner;
• je hogeschool of universiteit, en je studentenclub als je er bij een zit;
• je e-mailadres;
• als je dat invult: je gsm-nummer en je Instagram.

Win acties

• je voor- en achternaam;
• je hogeschool of universiteit, en je studentenclub als je er bij een zit;
• je e-mailadres;
• als je dat invult: je gsm-nummer en je Instagram.

Bij elke inschrijving bewaren we ook het tijdstip en een willekeurig nummer. Dat nummer heeft alleen je eigen browser, en het zorgt ervoor dat een inschrijving niet dubbel binnenkomt als je verbinding even hapert.

Vul je de naam van je duo-partner in, laat die dan even weten dat je dat doet.

Waarvoor

Alleen om je deelname te regelen: je inschrijving bevestigen, het toernooi indelen, de DJ-inzendingen laten beoordelen door de jury, de winnaars van de win acties loten en hen verwittigen. De winnaars van de win acties maken we ook bekend op onze Instagram, zoals bij dat formulier staat.

We sturen je geen nieuwsbrief, we gebruiken je gegevens niet voor reclame en we verkopen ze aan niemand. We verwerken ze omdat je je zelf inschrijft en ze nodig zijn om je deelname te regelen (artikel 6.1.b van de AVG).

Waar ze terechtkomen

De inschrijvingen komen in een rekenblad in een Google-account van de organisatie; geüploade mixen in een map in datzelfde account. Alleen de organisatie kan erbij, en voor de DJ Contest ook de jury. De mixen zijn niet openbaar: er bestaat geen publieke link naar.

Google bewaart die gegevens voor ons en kan daarvoor servers buiten de Europese Unie gebruiken, met de waarborgen die de AVG daarvoor vraagt.

Hoe lang

We wissen de inschrijvingen en de geüploade mixen uiterlijk drie maanden na de editie waarvoor je je inschreef.

Als je de site bezoekt

Deze site plaatst zelf geen cookies en houdt geen profiel van je bij. Wel komen er bij een bezoek een paar partijen kijken:

• Cloudflare host de site. Zoals elke webserver ziet Cloudflare je IP-adres en de pagina die je opvraagt; dat is nodig om de site te tonen en om hem te beschermen tegen aanvallen. We tellen bezoeken met Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies en volgt je niet over andere sites.
• Sanity levert de foto's en de video op de site. Je browser haalt die rechtstreeks bij Sanity op, dus ook Sanity ziet daarbij je IP-adres.
• Google Maps: op de pagina Praktisch staat een kaart die rechtstreeks bij Google wordt geladen. Google kan daarbij cookies plaatsen; daarvoor geldt het privacybeleid van Google.

De knoppen naar Instagram en Facebook zijn gewone links. Er wordt niets van die sites geladen tot je erop klikt.

Je rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten verbeteren of wissen, bezwaar maken tegen het gebruik, of ze in een bruikbaar bestand opvragen. Mail daarvoor naar info@swkortrijk.be; we antwoorden binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Laatst bijgewerkt op 11 oktober 2026